PDF化/ファイリング事例

文書電子化による書類保管場所の省スペース化

お客さま情報

業種

通信、ネットワーク

従業員数

約33,000名

お客さまの課題

申請書類保管文書をパイプ式ファイルにまとめて保管していたが、保管スペースが足りなくなってしまった。

導入後の効果

電子化することにより、データをCD-Rに格納することができた。それにより、大きな保管スペースを必要としなくなり、保管スペースを確保することができた。

仕様

仕様

物量	パイプ式ファイル 51冊 PDF化後ファイル数： 201ファイル（計22,750ページ）
ファイル形式	PDFファイル（モノクロ300dpi）
原稿	片面/両面印刷混在、A4サイズ 付箋紙、クリップ、ホチキス止めあり（復元不要）　※ADF*対応
ファイル単位	パイプ式ファイル内申請書100件単位
ファイル名	[追番（半角数字3文字）]_[発注番号（半角数字3文字）]、 もしくは、[追番（半角数字3文字）]_[申請日（半角数字8文字）]
作業場所	当社内のセキュリティ専用ルーム
作業期間	1ヶ月
納品形式	パイプ式ファイル単位にフォルダ分け（背表紙名）し、PDFファイルをCD-R格納して納品

^*

ADF：オート文書フィーダー（auto document feeder）の略。印刷装置やスキャナーなどで、原稿を自動的に給紙するための装置のこと。

フォルダ名称イメージ図

作業手順

1. お客さまの拠点から原稿を引き取りに伺います。
2. 当社内のセキュリティルームにて電子化します。
3. 作業完了後、電子化したファイルを格納したCD-ROMとともに原稿を返却します。