文書電子化サービスでは、大量に保管されている紙文書や図面、マニュアルなど、紙媒体のデータをスキャナーで読み込み、お客さまのご要望にあわせた電子データに変換します。電子化したデータなら、同一データを同時に閲覧することも、メールに添付して送付することも可能です。
きめ細かなヒアリングと、各工程ごとに行われる念密なチェックによって、お客さまのご要望に適した電子化文書をご提供いたします。
まずは、ヒアリングシートを用いて、お客さまとお打ち合わせをさせていただき、ファイル形式や分類などの仕様、スケジュール、費用などを決定します。お客さまの課題に合わせた、電子化後のデータの活用方法や最適なデータ形式をご提案させていただきます。定期的に発生する書類の電子化についても対応しています。お気軽にご相談ください。
原稿や書類をセキュリティ便にて受け取りに参ります。書類の性質上、持ち出すことができない場合は、ご指定の環境で作業することも可能です。お預かりした原稿や書類は、仕様に合わせて仕分けします。仕分けした原稿をスキャニングし、電子データに変換します。スキャニングは、カラーや、A0サイズの長尺原稿にも対応しています。変換後のデータは、漏れやスキャニングのミスがないかを目視にて確認します。作業は当社のセキュリティルームで行われます。
電子化されたデータをお客さまの要望に合わせ、使いやすい形に加工していきます。セキュリティ確保のための暗号化やパスワード認証、検索性向上のためのメニュー画面作成やリンク設定、しおり付けなどを行います。
電子化されたデータは、ご指定のメディア（CD-ROMなど）に格納して納品します。データ量が大きく、CD-ROMに格納が難しい場合は、サーバーへの格納も可能です。サーバーは、当社でご用意させていただくことも可能ですので、ご相談ください。電子化に使用した原稿や書類は、納品時にお客さまに返却いたしますが、当社での保管や廃棄も可能です。
電子化後のデータの劣化対策のために、データバックアップや別媒体へのデータコンバートなども行っています。
文書電子化サービスでは、オフィスで発生する大量の書類に関する課題を解決し、お客さまの業務効率の向上を支援いたします。
電子化したデータは、CD-ROMやDVD-ROMに格納することができるので、とてもコンパクトに収納することができます。 DVD－ROM1枚に格納できる容量は、PDFファイルで約25,000ファイル。これはおよそA4パイプ式ファイル（500枚）50冊分、ウォールキャビネにして1台分にあたります。
また、サーバーに格納すれば、CD-ROMやDVD-ROMなどの電子媒体の管理も不要、データの共有化もスムーズに行うことができます。
※仕様や原稿の状態により、1ファイルあたりの容量が異なります。数値は目安としてご覧ください。
※社内にサーバーを設置する場合は、設置場所が必要となります。
紙の書類では、特定の文書を探すのにインデックスを頼りに検索しなくてはなりませんでしたが、電子データではパソコンのファイル検索機能を使用して容易に検索することが可能です。また、パイプ式ファイルに閉じられた書類の途中に新規ファイルを差し込むのも手間がかかりますが、電子データではディレクトリーにファイルをドロップすることで格納することが可能です。
パソコンのファイル検索機能で、大量の文書検索をより容易に、効率的に行えます。
パイプ式ファイルのインデックス（しおり）単位で電子化すれば、従来の紙ファイリングのポリシーを維持することができ、紙と同じ感覚で目的の文書を探すことが可能です。
メニュー画面を作成することで、データを一覧表示することができ、必要な情報を検出しやすくなります。また、ファイル内にリンクを設置することで、関連ファイルを容易に閲覧することができます。
PDFファイルにはしおり機能があり、パイプ式ファイルのインデックスのように章や節ごとにしおりを挟むことができます。面倒なPDFのしおり付け作業も、当社で作業いたします。
検索性に優れた電子データですが、ファイル数が多くなるとファイルの管理が複雑になり、検索性が低下してきます。より、高度なファイル検索を実現するためには、ファイリングシステムがおすすめです。日立のファイリングシステム「ラビニティOne」は、簡単、低コストで高度な文書管理を実現します。大量の文書や画像を統括的に保管する高機能なファイリングシステムです。
文書の登録、コピー、移動はドラッグ&ドロップによる簡単操作。データ編集後の反映もワンクリックで行えます。
複数メンバーでの文書作成を効率化。文書の作成から廃棄まで、文書のライフサイクルを厳密に管理することもできます。
アクセス権や認証ポリシーなど、セキュリティ設定が可能。ラビニティ Oneで変換したPDFファイルにセキュリティ付与もできます。
当社の文書電子化サービスでは、紙媒体では難しかった高度なセキュリティを実現します。また、監督官庁の指導内容や法律に適合させるノウハウを提供させていただくことも可能です。作業環境については、当社内のセキュリティ専用ルームで作業させていただきます。ご要望により、お客さまの敷地内で作業することも可能です。
文書電子化によって、ドキュメントのファイル形式に合わせたセキュリティを設定することが可能です。また、電子ファイルをサーバーに格納し、ファイル単位でのアクセス制限をかけることで、より強固なセキュリティが可能です。
電子化後のデータにパスワード設定や、暗号化処理をすることができます。これにより、特定のユーザにのみ閲覧を可能にすることができます。処理方法については、ご相談ください。
タイムスタンプや電子署名を活用でき、偽装や改ざんの防止に役立てることができます。
文書電子化サービスにあたっての作業は、当社内の高度なセキュリティを保ったセキュリティルームで作業させていただきます。ただし、ご要望がある場合は、お客さまの敷地内において作業させていただくことも可能です。また、お客さまよりご希望がある場合、お客さまの敷地内にセキュリティ環境を構築いたします。
当社内では、作業関係者のみ立ち入ることのできる環境で作業させていただき、作業中の情報漏えいを防ぎます。
施錠可能な運搬車で、お伺いします。作業は2人体制で行い、厳重な管理の元、お客さまのデータを運搬させていただきます。
お客さまの敷地内において、パーテーションを分けをし、ご指定のお部屋に、「入退室管理システム（CyberGatevisionII）」を設置させていただきます。入退室管理システムを設置することで、関係者のみの出入りが可能になり、関係者以外の出入りを制限します。持ち出し厳禁書類を保管する部屋のセキュリティ対策にもお薦めです。
文書電子化後には、データの管理や保管といった問題発生が懸念されます。当社では、充実のアフターサービスを駆使し、文書電子化サービス後もお客さまに満足いただけるよう対応させていただきます。文書電子化サービス後も、再度書類の山積みが起こらないよう、当社で定期的な運用・管理をさせていただきます。また、重要書類、機密書類の保管も、高度なセキュリティをもった保管庫を使用させていただきますので、安心してご依頼ください。
業務上次々に発生する紙書類も定期的に電子化させていただきます。
電子データ劣化におけるデータ損失を防ぐため、電子データ内容のバックアップを保持いたします。
お客さまのご要望に応じて、CDからDVDへ、またはDVDからサーバへなど、別媒体へのデータコンバートにも対応させていただきます。
文書電子化後に残る原紙も、お客さまのご要望に応じて、廃棄せずに保管させていただきます。保管庫は、湿気防止のため、湿気調整を行い、原紙の劣化対策を施しています。
本サービスについては、導入事例をご用意しています。あわせてご覧ください。
